Slovenski mali davčni zavezanec izda račun brez obračunanega DDV, vendar mora račun vsebovati predpisane podatke, vključno z njegovo davčno številko. Za običajno domačo dobavo potrebujete datum, razpoznavno zaporedno številko, podatke izdajatelja, prodajno ceno in skupno vrednost. Pri računu drugemu davčnemu zavezancu dodate količino in vrsto blaga oziroma obseg in vrsto storitve.
Vodnik velja za oktober 2026 in običajno domačo prodajo malega zavezanca, oproščenega po prvem odstavku 94. člena ZDDV-1. Čezmejne storitve, posebne oprostitve in posebne ureditve lahko zahtevajo drugačne podatke. Normirani način ugotavljanja dohodnine sam ne določa pravil DDV.
Najprej preverite, zakaj ne obračunavate DDV
Račun brez DDV ne pove dovolj o davčnem položaju. Lahko gre za malega zavezanca, oproščeno dejavnost ali dobavo, pri kateri davek obračuna prejemnik. Vsak razlog ima svojo pravno podlago. Predloga za domačega malega zavezanca zato ni univerzalna predloga za vse račune brez davka.
Pri tem je pomembna razlika med davčno številko in identifikacijsko številko za DDV. Davčno številko imate tudi brez polne vključitve v DDV. Predpone SI na račun ne dodajajte zgolj zato, da je videti bolj poslovno; uporabljajte podatke, ki ustrezajo vašemu dejanskemu statusu.
Podjetnik, ki je za DDV identificiran samo zaradi določenih čezmejnih poslov, lahko za nekatere domače transakcije še uporablja oprostitev. Za čezmejni račun pa je potrebna drugačna presoja. Razliko pojasnjuje vodnik za atipičnega zavezanca.
Kaj mora biti na računu
Aktualni FURS-ov podrobnejši opis posebej opozarja na davčno številko izdajatelja po pravilih davčnega postopka. Zgolj kratek seznam podatkov po DDV predpisih zato ni zadostna kontrola celotne predloge. Upoštevajte tudi zahteve drugih predpisov glede podatkov vaše pravne oblike.
| Podatek | Pomen pri običajnem računu malega zavezanca |
|---|---|
| Datum izdaje | Kdaj je račun izdan |
| Zaporedna številka | Omogoča identifikacijo posameznega računa |
| Firma oziroma ime ter sedež oziroma prebivališče izdajatelja | Kdo račun izdaja |
| Davčna številka izdajatelja | Obvezna po pravilih davčnega postopka |
| Prodajna cena | Cena blaga oziroma storitve brez DDV |
| Skupna vrednost | Skupni zaračunani znesek brez DDV |
| Količina in vrsta oziroma obseg in vrsta | Dodatno zahtevano pri računu drugemu davčnemu zavezancu |
Za vsakodnevno uporabo dodajte jasne podatke prejemnika, datum oziroma obdobje izvedbe, dogovorjeni rok plačila ter podatke za nakazilo. Ti pomagajo prejemniku preveriti poslovni dogodek in poravnati račun. V tej tabeli niso vsi predstavljeni kot univerzalni zakonski minimum za vsako vrsto računa.
Predloga naj uporablja vašo registrirano firmo, ne zgolj imena blagovne znamke. Enak zapis podatkov uporabljajte v ponudbah, pogodbah in računih. Če izdajatelj posluje na drugem naslovu od registriranega sedeža, jasno ločite identifikacijske podatke od dodatnih kontaktnih podatkov.
Kako opišete storitev, da jo kupec lahko preveri
Opis »storitev« je pogosto preskromen za praktično kontrolo. Namesto njega navedite, kaj ste opravili in v kakšnem obsegu. Pri delu po urah sta uporabna število ur in dogovorjena urna cena, pri dogovorjenem paketu pa naziv paketa in obdobje oziroma obseg.
Na primer: »Vzdrževanje spletne predstavitve za september 2026, šest ur po naročilu kupca« je preglednejše od »delo po dogovoru«. Zapis je izmišljena ilustracija. Ni priporočilo, da vsako storitev obračunate po urah; izberite opis, ki se ujema z dejansko pogodbo in izvedbo.
Če je bilo v ceni vključeno več nalog, lahko podrobnosti priložite in jih povežete z računom. Številka naročila kupca je lahko koristna, če jo zahteva njegov proces potrjevanja. Priloga pomaga pojasniti obseg, ne nadomesti pa zahtevanih podatkov na samem računu.
Podobno velja za blago. Ločite različne izdelke, njihove količine in cene. Če je dogovorjeni popust zajet že v ceni na enoto, ga ne odštejte ponovno na koncu. Če ga obračunate posebej, naj bo izračun razumljiv.
Primer računa s popustom in delnim plačilom
Predpostavimo običajno domačo storitev, ki jo slovenski mali zavezanec opravi za slovensko podjetje. Storitev je že končana, račun izdan, kupec pa naknadno delno poravna dolg. Vsi zneski in dogovori v primeru so izmišljeni; ne predstavljajo cenika.
Identifikacijski del vsebuje registrirane podatke izdajatelja in njegovo davčno številko, podatke kupca, datum izdaje ter številko računa, denimo 2026-041. Ta oznaka je zgolj primer razpoznavne številke običajnega računa; ni predpisani format številčenja za davčno potrjene račune.
| Postavka | Izračun | Znesek |
|---|---|---|
| Opravljena storitev | 6 ur × 45 € | 270,00 € |
| Dogovorjeni popust | 5 % × 270 € | −13,50 € |
| Skupaj zaračunano | 270 € − 13,50 € | 256,50 € |
| Naknadno delno plačilo | Prejeto na poslovni račun | 100,00 € |
| Preostanek za plačilo | 256,50 € − 100 € | 156,50 € |
Ker velja predpostavljena oprostitev malega zavezanca, na storitev ne dodamo 22 odstotkov DDV. Primer tudi ne prikazuje dobave po ničelni davčni stopnji. Razlog, da davek ni obračunan, je oprostitev v izbranem položaju.
Prejeto delno plačilo ne spremeni skupne vrednosti že opravljene storitve. V evidenci plačil ostane račun 256,50 evra, od tega je poravnanih 100 evrov. Če bi prejeli denar pred izvedbo, bi morali ločeno presoditi predplačilo in potrebne dokumente; to ni isti primer.
Ob pošiljanju opomina navedite izvirno številko, prvotni znesek, prejeto plačilo in preostanek. Tako kupec vidi, da njegovega delnega plačila niste spregledali. Priloženi pregled plačil naj se ujema z bančnim izpiskom.
Pojasnilo o DDV naj ustreza pravemu razlogu
Za obravnavani položaj je smiselno pojasnilo, da je dobava oproščena plačila DDV po prvem odstavku 94. člena ZDDV-1. FURS takšno navedbo priporoča zaradi razumljivosti in lažjega evidentiranja. Ne predstavljajte vsake priporočene klavzule kot enake univerzalne obveznosti.
Zapis »DDV 0 %« ni ustrezen način, da bi pojasnili status malega zavezanca. V programu izberite ustrezno oprostitev oziroma obravnavo brez obračuna, namesto da nastavite navidezno ničelno stopnjo. Preverite tudi končni izpis, saj lahko pravilna nastavitev še vedno ustvari zavajajočo oznako na dokumentu.
Ko se davčni položaj spremeni, posodobite predlogo od ustreznega datuma. Ne kopirajte nekritično klavzule s starega računa. Pregled pravil za obvezno identifikacijo je v članku o pragu za DDV.
PDF, papir in sledljivost popravkov
Za davčne namene sta papirna in elektronska oblika enakovredni, če so izpolnjene zahteve. PDF je lahko elektronski račun, kadar je elektronsko izdan in prejet. To pa še ne pomeni, da ustreza zahtevani strukturirani poti do proračunskega uporabnika.
Ohranite povezavo med računom in dejansko dobavo: naročilo, dokaz izvedbe, dobavnico ali drug ustrezen dokument. Preverite, kdo je račun prejel in po kateri poti. Pri rednih strankah dogovorite naslov za račune, da dokument ne ostane v osebnem predalu nekdanjega sodelavca.
Napake popravite sledljivo. Dokument, ki spreminja prvotni račun, naj se nanj nedvoumno nanaša. Ne zamenjajte stare datoteke z novo vsebino pod isto oznako tako, da ne bi bilo mogoče razbrati spremembe. Prvotni račun, popravek in razlog hranite povezano.
Pri zmanjšanju zneska zaradi napačno obračunanih ur denimo zapišite, kateri račun popravljate in za koliko. Samo oznaka »nov račun« ne razloži, ali starega nadomeščate, dodajate novo dobavo ali zmanjšujete obveznost.
Račun, plačilo in hramba so tri naloge
Izdan račun ni dokaz plačila. Plačan račun pa še ne potrjuje, da je bil pravilno izdan. V evidenci zato ločeno vodite datum izdaje, datum oziroma obdobje izvedbe, zapadlost, prejeta plačila in odprti znesek.
Način plačila preverite zaradi morebitnega davčnega potrjevanja. Oprostitev obračunavanja DDV sama ne pomeni oprostitve potrjevanja računov pri gotovinskem poslovanju. Običajno neposredno bančno nakazilo in kartično plačilo se pri tem ne obravnavata enako. To preverjanje opravite pred začetkom sprejemanja takšnih plačil.
Račune hranite čitljive in dostopne skupaj z dokazili. Splošna DDV pravila določajo deset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo, za račune glede nepremičnin pa dvajset let. Posebne zahteve in druga dokumentacija lahko zahtevajo dodatno presojo hrambe.
Za praktično kontrolo mesečno preverite, ali se seštevek izdanih računov ujema z evidenco, ali so popravki povezani z izvirniki ter ali so odprta plačila pravilno označena. Ta kratek pregled prepreči, da bi napačno evidentirano delno plačilo pozneje povzročilo neupravičen opomin.
Pogosta vprašanja
Ali mora biti davčna številka na računu brez DDV?
Da, aktualni FURS-ov opis za slovenskega malega zavezanca jo izrecno navaja kot obvezno po pravilih davčnega postopka. Davčna številka ni isto kot identifikacijska številka za DDV.
Ali je klavzula po 94. členu vedno pravilna?
Ne. V tem vodniku velja za domačo dobavo slovenskega malega zavezanca po prvem odstavku 94. člena. Za druge oprostitve ali čezmejne dobave preverite ustrezno podlago.
Ali normiranec lahko izda račun brez DDV?
To je odvisno od njegovega položaja glede DDV, ne samo od normiranih odhodkov pri dohodnini. Normiranec je lahko mali ali identificirani zavezanec; uporabiti mora pravilno obravnavo svoje dobave.
Ali po delnem plačilu zmanjšam vrednost računa?
Naknadno delno plačilo že izdanega pravilnega računa zmanjša odprto terjatev, ne vrednosti opravljene storitve. V prikazanem primeru ostane račun 256,50 evra, po plačilu 100 evrov pa dolgovani znesek znaša 156,50 evra.
