Za običajno dobavo slovenskega podjetnika proračunskemu uporabniku pripravite strukturiran e-račun in ga pošljite po poti, povezani z UJP. Sam PDF, poslan računovodstvu po elektronski pošti, tega postopka ne nadomesti. Manjši izdajatelji lahko za ročni vnos uporabljajo portal UJPeRačun, ki po aktualnih navodilih omogoča največ 100 e-računov na leto.
Vodnik velja za pravila in portal, preverjene oktobra 2026. Obravnava običajno domačo dobavo, plačano z nakazilom, ne posebnih zakonskih izjem ali zahtevkov posameznega razpisa. Razlikujte vsebino računa, njegovo elektronsko obliko, uspešno dostavo in dejansko plačilo: vsaka od teh stvari zahteva svojo kontrolo.
Najprej določite pravega prejemnika
Šola, občina, ministrstvo ali drug javni naročnik lahko nastopa z več organizacijskimi enotami. Ime osebe, ki je naročila blago, ni nujno ime pravnega prejemnika računa. Pred prvo izdajo primerjajte naročilnico, podatke naročnika in aktualni seznam prejemnikov e-računov.
UJP podatke o proračunskih uporabnikih dnevno posodablja. Statusa prejemnika zato ne sklepajte samo iz javnega imena, domene njegove e-pošte ali dejstva, da dejavnost deloma financira država. Poiščite točen subjekt in davčno številko.
Dogovorite se tudi, katero številko naročilnice ali pogodbe uporabite. Če je naročilo oddala ena enota, račun pa mora prejeti druga, pridobite podatke pred zaključkom dokumenta. Takšna kontrola je hitrejša od pojasnjevanja že dostavljenega računa z napačnim prejemnikom.
Praktično pripravite eno kartico kupca: uradni naziv, naslov, davčna številka, prejemnik računa, kontakt za vsebinske napake in zahteve glede prilog. Pred vsakim novim poslom preverite predvsem podatke, ki jih določa aktualna naročilnica.
Kaj pomeni strukturiran e-račun
Podatki e-računa so zapisani v standardizirani obliki, ki omogoča strojno obdelavo. UJP uporablja predpisane strukture, med njimi e-SLOG ter podprte evropske sintakse. PDF je lahko berljiva vizualizacija ali priloga, vendar se strukturirani podatki ne smejo izgubiti.
Paket ima tudi ovojnico za usmerjanje dokumenta. Če portal uporabljate za ročni vnos, datoteke ustvari iz vnesenih podatkov. Ni vam treba ročno programirati XML; morate pa preveriti, da so v obrazcu pravilni prejemnik, postavke, datumi in plačilni podatki.
Zamislite si PDF z naslovom občine, medtem ko strukturirani zapis vsebuje davčno številko drugega zavoda. Človek bi prebral eno, informacijski sistem pa drugo. Pred oddajo zato preverite vsebino, iz katere nastaja račun, ne samo videza priloge.
Izberite način pošiljanja glede na obseg
Portal UJPeRačun je namenjen manjšim izdajateljem in ročnemu vnosu. Pravne osebe lahko uporabijo tudi ponudnika izmenjave, povezanega z UJP, ali ustrezno pot prek omrežja PEPPOL. Pri ponudniku preverite vključitev, podprte dokumente, statuse in izvoz arhiva.
Meja 100 e-računov na leto velja za opisani portal, ne za vse vaše poslovne račune ali vse poti pošiljanja. Če dvema zavodoma mesečno izdate po pet računov, načrtovani letni obseg znaša 2 × 5 × 12 = 120. Tako že pred začetkom veste, da samo portal ne bo zadostoval za celotno leto.
Pri manjši količini ocenite še čas. Če ročna priprava s preverjanjem traja izmišljenih osem minut, 60 računov pomeni osem ur dela na leto. To ni meritev portala ali zagotovljena hitrost; primer vam pomaga primerjati lastni čas z možnostjo pošiljanja iz računovodskega programa.
Dostop uredite pred rokom za prvi račun
Portal omogoča lokalno prijavo s podprtim kvalificiranim digitalnim potrdilom in centralno prijavo prek SI-PASS. Za novega uporabnika oddate spletno vlogo. Podatki uporabnika in podatki izdajatelja morajo ustrezati temu, v čigavem imenu pripravljate račun.
Če račun pripravlja računovodski servis, preverite njegove pravice za konkretnega izdajatelja. Prijava osebe še ne pomeni, da lahko izdaja račune za vsako podjetje. Tudi v vašem podjetju določite, kdo pripravlja osnutek in kdo pred pošiljanjem preveri vsebino.
Prvi preizkus opravite pred datumom, ko račun potrebujete za plačilo. Preverite prijavo, izbiro izdajatelja, podatke IBAN in dostop do izdanih dokumentov. Ob poteku digitalnega potrdila pravočasno uredite zamenjavo; nove vloge ne oddajajte nepremišljeno, če že imate obstoječi uporabniški dostop.
Podatki, ki jih pripravite za vnos
Vsebina mora izpolnjevati davčna pravila in zahteve konkretnega posla. Elektronska oblika sama ne določi stopnje DDV, ne nadomesti pravilne davčne klavzule in ne popravi napačne količine.
| Skupina podatkov | Kaj pripravite | Praktična kontrola |
|---|---|---|
| Izdajatelj in prejemnik | Naziv, naslov in pravilni identifikacijski podatki | Primerjava z registrom in naročilnico |
| Dokument | Vrsta, številka in datum izdaje | Enaka identiteta v vaši evidenci |
| Dobava | Datum ali obdobje ter opis postavk | Ujemanje z opravljeno storitvijo |
| Naročilo | Sklic na pogodbo ali naročilnico | Točna številka prejemnikovega dokumenta |
| Obračun | Količina, enota, cena, popust, DDV in razlog obravnave | Preverjen izračun |
| Plačilo | IBAN, referenca, način in datum zapadlosti | Ujemanje s pogodbenim dogovorom |
| Priloge | Dobavnica ali drug potreben dokaz | Berljivost in povezava s tem računom |
Pri malem zavezancu pravilno nastavite njegov dejanski status in ustrezno pojasnilo o neobračunanem DDV. Podatek »0« v tehničnem polju ne pomeni, da ima dobava pravno ničelno davčno stopnjo. Osnovno razliko pojasnjuje račun malega zavezanca.
Računski primer: dve postavki za istega naročnika
Predpostavimo izmišljeno običajno domačo dobavo identificiranega zavezanca. Za obe postavki v tem primeru velja 22-odstotni DDV, ni popusta, predplačila ali obrnjene davčne obveznosti. Zneski in naročilo so ponazoritev, ne ponudba ali presoja vseh dobav javnim zavodom.
| Postavka | Količina | Cena brez DDV | Vrednost brez DDV |
|---|---|---|---|
| Dobavljeni izdelki | 120 kosov | 4 EUR | 480 EUR |
| Dogovorjena storitev | 6 ur | 35 EUR | 210 EUR |
| Skupna davčna osnova | 690 EUR | ||
| DDV 22 % | 151,80 EUR | ||
| Skupaj za plačilo | 841,80 EUR |
Vpišete dve postavki, s pripadajočima enotama. Količina šest ur ni šest kosov, čeprav je številka enaka. Pred pošiljanjem primerjate seštevek 841,80 evra z dogovorjeno ponudbo ter preverite, ali so izdelki dejansko dobavljeni in storitev opravljena.
Če naročilnica pokriva samo izdelke, storitve ne pripišite isti referenci brez pojasnila naročnika. Matematično pravilen račun lahko prejemnik zavrne zaradi vsebinskega neskladja. Za preverjanje neto in bruto zneskov uporabite izračun DDV.
Priloge naj dokazujejo posel
Priložite dokumente, ki jih zahteva pogodba ali naročnik: na primer potrjeno dobavnico oziroma obračun opravljenih ur. Vsaka priloga naj ima jasen namen. Celotna korespondenca, osebni dokumenti zaposlenih in nepovezani računi ne izboljšajo dokazila.
Velikostne omejitve se razlikujejo med potmi izmenjave, zato preverite omejitev svojega portala oziroma ponudnika. Za večje priloge obstaja UJP-ovo odložišče, dostop pa je časovno omejen. Povezava na začasno datoteko ni trajni arhiv.
Pred oddajo odprite prilogo in preverite berljivost. Če se račun nanaša na več dobav, naj bo razvidno, katere zajema. Občutljive podatke obravnavajte po ustreznih pravilih in jih ne dodajajte samo zato, ker obrazec omogoča priponko.
Od osnutka do dostavljenega računa
Vnos shranite, preglejte ustvarjeni dokument, zaključite pripravo in izvedite pošiljanje. V portalu sam zaključek še ni zadnji korak: preveriti morate, da je račun dejansko poslan in nato dostavljen.
Poslan, dostavljen in sprejet niso dokaz plačila. Spremljajte tudi zavrnitve. Razlog je lahko tehnični ali vsebinski: napačni podatki, manjkajoče dokazilo ali spor glede naročila zahtevajo različne ukrepe.
Če ne veste, ali je bila oddaja uspešna, najprej preglejte status in zgodovino istega računa. Ne ustvarite nove številke samo zato, da ponovno poskusite. Tako bi lahko pri prejemniku ostali dve terjatvi za eno dobavo. Potrebni popravek oziroma ponovna oddaja morata ohraniti jasno dokumentarno sled.
Za primer 841,80 evra vodite eno evidenco: številko računa, datum oddaje, status dostave, morebitno zavrnitev, pogodbeno zapadlost in prejeti znesek. Ko na banki prejmete 500 evrov, ostane terjatev 341,80 evra; elektronski status zaradi tega ni nov račun.
Arhiv prenesite pravočasno
Izdani računi so v portalu uporabniku na voljo dva meseca od vnosa. UJP izrecno opozarja, da portal ni namenjen njihovi hrambi. Datoteke prenesite v svoj arhiv, skupaj s prilogami in sledjo dostave oziroma odziva.
Ne shranite samo posnetka zaslona ali PDF. Ohranite tudi strukturirani dokument in spremljajoče datoteke. Preverite, da lahko izvoz odprete, ter uredite varnostno kopijo in dostop računovodstva. Mesečni prevzem je praktičen notranji postopek, ne nova zakonska dolžina hrambe.
Pogosta vprašanja
Ali proračunskemu uporabniku zadostuje PDF po e-pošti?
Za običajno dobavo, za katero velja obveznost e-računa, ne. Potreben je strukturiran e-račun po predpisani poti. PDF je lahko njegova vizualizacija ali priloga.
Koliko računov lahko pošljem prek portala UJPeRačun?
Po aktualnih navodilih največ 100 na leto za posameznega izdajatelja. Za večji obseg načrtujte drugo ustrezno pot izmenjave; omejitev portala ni omejitev vaše celotne poslovne prodaje.
Ali status sprejet pomeni, da je račun plačan?
Ne. Gre za prejemnikov odziv na dostavljeni račun. Plačilo preverite ločeno v bančnih prilivih in ga povežite s terjatvijo ter referenco.
Ali lahko izdane račune trajno hranim samo v portalu?
Ne. Portal jih uporabniku daje na voljo dva meseca od vnosa. Pravočasno prenesite strukturirane datoteke, vizualizacijo, priloge in dokazila o obdelavi v svoj urejeni arhiv.
